Toute règle de procédure vise un double objectif : d'une part protéger l'administré des abus administratifs et d'autre part assurer une prise de décision conforme aux lois et règlements en vigueur. Le cas particulier de la procédure d'instruction des permis de construire n'échappe pas à ce principe général. La distinction traditionnelle recevabilité / instruction ne présente qu'un simple intérêt pédagogique qui masque la réalité et la logique fonctionnelle du code de l'urbanisme : l'instruction d'une demande de permis de construire commence dès le dépôt en mairie de la demande et s'achève à la notification de la décision, voire au-delà si un recours gracieux nécessite la réouverture du dossier pour confirmer, compléter ou infirmer la décision qui a été prise.

 Le but ultime de toute organisation d'un service de permis de construire doit suivre cette logique et répondre à cette question : comment prendre des décisions parfaitement légales dans le meilleurs délai possible, en fonction des impératifs locaux et des moyens matériels et humains mis à disposition ?

 Procédure et organisation du service obéissent donc à deux logiques différentes. La seconde doit être au service de la première, et non l'inverse.

 Le code de l'urbanisme fixe une liste minutieuse de documents à fournir à l'appui de toute demande de permis de construire. Certains sont obligatoires dans tous les cas, d'autres ne sont imposés qu'en fonction des caractéristiques propres au projet, au terrain d'assiette ou au montage juridique de l'opération. La recevabilité d'une demande de permis de construire consiste à vérifier si le demandeur a déposé un dossier de demande conforme aux exigences du code.

 Pour ce faire deux conceptions sont possibles.

  La première conception consiste à vérifier si matériellement les documents prévus sont fournis. Mais le contrôle ne va pas au-delà. Il s'agit d'une "recevabilité formelle".

 L'avantage est la simplicité et la rapidité. Un document est fourni ou non, il existe ou n'existe pas. Aucune interprétation n'est possible de la part de l'agent chargé de la vérification.

 Toutefois, les inconvénients que présente cette méthode sont évidents Si formellement les documents existent, rien n'indique s'ils sont suffisant pour permettre une étude efficace du dossier : le plan de masse ou le plan des façades peut être insuffisant ; le titre habilitant à construire peut être incomplet ou non adapté au projet.

 Or la recevabilité formelle ne permet pas de rendre compte de ces difficultés. Le dossier est certes complet, mais impossible à étudier dans des conditions normales. 

 La seconde conception consiste à vérifier non seulement si les documents existent mais encore s'il sont suffisants pour permettre l'étude du dossier. Il s'agit alors d'une "recevabilité fonctionnelle".

 Bien entendu, cette recevabilité nécessite de se plonger plus avant dans le dossier, d'ouvrir plans et documents et d'en faire une première analyse, même succincte, ce qui permettra ensuite de faciliter l'étude technique proprement dite.

 Cette conception est plus proche de l'esprit des textes, rappelé plus haut, selon lequel "l'instruction d'une demande de permis de construire commence au dépôt de la demande et s'achève à la notification de la décision". C'est vers elle que devrait tendre toute opération d'instruction et devrait conduire dans les faits à intégrer la recevabilité et l'étude technique en une opération continue, même si formellement ces deux éléments sont "séparés" par la notification des délais d'instruction.